Quatro dicas para que as reuniões de vendedores sejam produtivas

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Todas as semanas é a mesma coisa. É segunda-feira de manhã e o director comercial nos chamou para a nossa reunião de vendedores. Tenho vontade de inventar uma desculpa qualquer para fugir da empresa. É suposto que a reunião dure uma hora, mas nunca dura menos do que uma hora e meia, quando não são duas horas. Um total desperdício de tempo. Passo o tempo inteiro a ouvir os vendedores em conversas paralelas sobre o péssimo desempenho comercial que cada um deles teve, ou a falar sobre o que fizeram para se divertir durante o fim-de-semana. Um completo desperdício de tempo de todos nós.

A breve história acima, apesar de ser ficção, não deixa de ser a realidade em muitas empresas por este mundo a fora. Isso não escolhe nacionalidade, religião, cor da pele ou sexo. Acontece mesmo!

Normalmente escuto e leio sobre o quanto os comerciais odeiam as reuniões de vendedores. Isso porque quando não estão a ser massacrados pelo director por causa do péssimo resultado de toda a equipa, estão a ouvir o responsável pela reunião a dar formação a um dos vendedores júnior, que entrou recentemente, e precisa de alguma formação adicional. Mas que grande chatice!!!

Então porque que isso acontece?

1. Não existe um propósito comum

Na maioria das vezes as reuniões de vendas são feitas na segunda-feira de manhã. Não entendo porque que é a segunda, pois é nesse dia que todos os vendedores vêm de um fim-de-semana de descanso e lazer e a empresa deveria aproveitar esta motivação para que começassem bem cedo a agendar reuniões com os potenciais clientes. Mas o que acontece, coloca-se todos numa sala e iniciam a matança de toda a motivação com que eles chegaram a empresa apresentado resultados e acções que não foram executadas na semana anterior.

2. Não existe preparação

Independentemente de quem tem as rédeas da reunião (normalmente é o director comercial), esta pessoa não investiu nem um minuto que seja a preparar a reunião. Simplesmente chegam, sentam na cabeceira da mesa, puxa por dois ou três temas e todos começam a falar de coisas desgarradas. Mais uma vez, uma excelente situação para desperdiçar tempo e energia dos participantes.

3. Demasiadas tangentes

Quando uma reunião de vendedores não é preparada com alguma antecedência com os temas que vão ser debatidos quando as pessoas sentam a mesa, existe uma forte possibilidade de a pessoa que gere a reunião, rapidamente desviar o tema da conversa para algo inútil e sem nenhuma ligação com o propósito principal de estarem todos reunidos. Outro factor que arruina a motivação dos vendedores.

4. Uma sucessão de coisas negativas

Especialmente agora que enfrentamos dias complicados para fazer novos negócios, para desculpar a sua péssima gestão de tempo, tema e pessoas, o responsável pela reunião tende a querer discutir a baixa capacidade dos vendedores de apresentar novas propostas ou de negócios fechados. Isso leva que os vendedores tenham que despender tempo a tentar justificar os medíocres resultados e pior, com todos os seus colegas a ouvirem em silêncio absoluto e a pensarem: “espero que eu não seja o próximo.” Um verdadeiro assassino da moral e boa disposição.

Perfeito. Chegamos então a conclusão que as reuniões de vendedores simplesmente não servem para nada. Mas então o que um director comercial pode fazer para que isso mude?

Pode fazer quatro coisas muito simples e altamente produtivas.

1. Quando não tem propósito, então não há reunião

Apenas faça uma reunião de vendedores, se houver MESMO uma razão para que ela aconteça. Isso pode acontecer uma vez por mês, de quinze em quinze dias ou mesmo quando calhar. Reunir vendedores para conversar porque que a empresa cortou o café grátis, não é motivo para isso. No entanto, fazer uma revisão dos pontos a serem abordados na próxima reunião, é um bom motivo para haver a reunião.

2. Quando não há preparação, não há reunião

Se por algum motivo não controlado o responsável pela gestão da reunião não teve tempo para preparar a agenda, então cancelem a reunião. Não deve haver desculpas para desperdiçar o tempo dos vendedores somente porque o director comercial deveria ter feito o seu trabalho e não fez.

3. Quando a reunião de vendedores não for lugar para formação em vendas

A reunião de vendedores é uma actividade de grupo. É para ser feito todos os esforços para melhorar o resultado e a performance de todos e não de um vendedor específico. Não existe nenhuma razão para estar a frente de toda a equipa a denegrir a moral de um vendedor porque ele não atingiu os resultados desejados. Se é para chamar a atenção, então marque uma hora específica com cada um dos vendedores, de forma separada onde possa avaliar e rever os objectivos pessoais deles. Estabeleça uma regra que permita um vendedor sair da reunião sem pedir licença sempre que a mesma siga os caminhos que deveriam seguir.

4. Quando não estabelecem o tempo limite da reunião

Em velocidade de cruzeiro, uma reunião de vendedores não deve superar uma hora, ou em alguns casos menos. Somente sob uma circunstância muito especial é que a reunião deve superar uma hora.

Aviso importante:

Uma reunião de vendedores deve estar concentrada em ajudar a toda a equipa a vender mais. Rever as condições do mercado que actuam; apresentar novos serviços ou produtos de forma genérica; apresentar uma nova forma de prospecção de novos clientes; fazer perguntas; rever o discurso utilizado nas chamadas frias; rever aspectos que possam melhorar todo o ciclo de venda; simular novas formas de descobrir potenciais clientes; e todo o tipo de conteúdo que possa estar ligado ao acto de melhorar a capacidade de vender.

Uma outra coisa importante que deve acontecer nas reuniões de vendedores e fazer reconhecimento público do sucesso de alguém da equipa, mas sempre ao mais alto nível possível. Não interessa aos outros vendedores o que o cliente disse ou deixou de dizer durante o processo de venda. Críticas e chamadas de atenção por uma acção menos conseguida de um vendedor devem ser mantidas de forma privada e fora da reunião. Todos os assuntos que digam respeito à empresa ou sobre colegas de outras áreas devem ser tratados através de comunicados internos. Mantenha o foco da reunião de vendedores nas vendas.

As reuniões são importantes, mas o excesso de reuniões é uma perda de tempo para todos. Torne as suas reuniões de vendedores uma fonte de prazer e não de medo. Se seguir as dicas apresentadas, de certeza, dentro de pouco tempo irá ver que a sua equipa vai desejar estar presente nas reuniões com um sorriso sincero na cara.

Pense nisso e boas vendas.

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