Entre as várias informações que recebo todos os dias, encontro sempre inspiração para um dos meus próximos artigos. Esta semana encontrei algo que realmente vale a pena partilhar consigo. Como são muitas dicas e para que possa ler de forma rápida, resolvi parti as dicas em 3 partes.
Acredito que vai gostar imenso destas dicas, até porque diria que a maioria delas eu aplico todos os dias no meu trabalho.
Dica nº 1 – Não planeei fazer mais do que é capaz
Quando acordamos, geralmente achamos que somos capazes de fazer imensas coisas. Pular, saltar, correr e depois ainda trabalhar quem nem um condenado. Mas chega ao fim do dia e vimos que não fizemos nada de produtivo pois deixamo-nos enredar pelos problemas e pedidos dos outros. O que a nós competia fazer, ficou para as calendas. Por isso, se quer realmente que no final do dia, sentir que valeu a pena, partilho o conceito criado pelo site The Daily Muse intitulado 1-3-5. Clique neste link para poder fazer download do template.
Dica nº 2 – Ponha todo o foco na tarefa mais compensadora
Já que conseguiu aderir a lista de tarefas 1-3-5 do ponto anterior, então logo pela manhã, assim que chegar ao trabalho, ponha toda a energia para resolver a tarefa que maior recompensa lhe trará. A recompensa pode ser desde mais tempo para executar as restantes como um elogio do seu chefe. A sensação de bem-estar e de realização que irá ter no final compensará todo o esforço que despendeu.
Dica nº 3 – Trabalhe em regime de urgência
Sempre que começar a trabalhar numa tarefa estabeleça, a partida, qual o tempo que irá dispensar para executa-la. Cumpra este prazo escrupulosamente e com o maior rigor possível. Ao fazer isso, irá ter a noção clara de quanto tempo irá gastar para executar todas as tarefas da sua lista.
Dica nº 4 – encontre um tema para o seu dia
Dar um tema significa ter um conjunto de tarefas que tenham a mesma origem ou mesmo fim. Pode ser o dia para resolver os problemas que o atendimento ao cliente lhe passa. Pode ser o dia para atender telefonemas de clientes insatisfeitos. Pode ser o dia para ligar somente aos seus clientes mais rentáveis. Pode ser o dia que só trabalha os problemas internos da equipa e prepara relatórios. Dê um tema e um lema ao seu dia. Isso lhe dará visibilidade do que pode agrupar e resolver em sequência.
Dica nº 5 – comece por resolver o problema mais complicado
Temos invariavelmente a tendência de primeiro resolver as coisas fáceis e simples e deixar as complicadas para o final. Quando fazemos isso estamos a procrastinar o nosso dia e a nossa capacidade de resolver. Começamos pelas fáceis mas não esquecemos que temos “ainda” que resolver a mais complicada. Isso tira o nosso foco e concentração. Por isso deve SEMPRE começar pela tarefa mais difícil. Ela não precisa ser a maior tarefa do dia mas é de certeza a que depois de resolver, nos dá o foco e concentração necessária para resolver as outras tarefas.
Dica nº 6 – Conheça a sua e energia
Há pessoa que durante a parte da manhã não são capazes de realizar certas tarefas. Durante 6 anos levantei-me as 6h15 para as 07h00 estar no ginásio a treinar. Muitos dos meus colegas diziam que a esta hora não conseguiam sequer pensar, quanto mais fazer ginástica. Conheça qual o ou quais os períodos do dia onde a sua energia está no máximo. Nestes períodos trabalhe como se fosse a última coisa que tivesse que fazer na vida. Isso vai permitir que nos períodos onde a sua energia não está tão alta, possa executar tarefas que também não exijam muito de si.
Dica nº 7 – Não lute contra as suas fraquezas
Por vezes não conseguimos dar a devida atenção e foco e no final tudo sai o contrário do que deveria ser. Se hoje acordou sem disposição para fazer aquela tarefa monótona e repetitiva que lhe deram, tente uma das seguintes opções: 1) delegar a alguém que seja mais capaz de realizar a tarefa, ou 2) adiar a execução da tarefa para um período onde veja que terá mais disposição. Muitos acidentes de trabalho acontecem justamente porque a pessoa não soube canalizar a atenção plena para a execução da tarefa e com a “cabeça nas nuvens” ocorre o acidente.
Dica nº 8 – Use modelos em todas as tarefas possíveis
Uma parte significativa do tempo que gastamos é a fazer coisas que poderiam estar já prontas e com modelos preparados onde somente temos que mudar uma ou duas coisas. Isso acontece com as propostas standard dos nossos produtos ou serviços, Emails de resposta a clientes, fornecedores ou pessoas que nos contatam, etc, etc. Existe sempre a possibilidade de criar modelos que nos permita encurtar e poupar o nosso tempo. Se eles não existem, pare, analise e crie os que forem necessários. Vai ver que a sua produtividade irá aumentar em flecha.
Dica nº 9 – Crie alguns automatismo nas suas tarefas
Tenho por hábito ter uma série de pequenos automatismos que me permite poupar tempo. Tenho pequenos textos já escritos para determinadas situações repetitivas que me permitem rapidamente fazer copy/paste e depois alterar pequenas coisas para se adaptar a uma nova situação. Existem várias formas de fazer você poupar tempo sem ter que escrever muito. Crie a sua própria biblioteca de pequenos textos que lhe ajudarão a poupar tempo em escrever e a pensar.
Dica nº 10 – Use automatismos para responder a solicitações
Pode parecer inumano e até temos uma tendência em ver estas respostas como “enlatadas” e sem nenhum visão para a resolução do problema. Normalmente recebemos estas respostas quando contatamos um serviço ao cliente, ou quando enviamos um email para alguém que está de férias e recebemos o tal “fora do Escritório”. A vantagem de usar estes automatismos é conseguir que quem nos contatou, saiba pelo menos que nós recebemos e que vamos intervir em breve. Por isso sempre que implementar este automatismo tenha, também, em atenção a mensagem que vai colocar. A sua resposta pode criar compreensão ou ira.
Dica nº 11 – Se puder não escreva nada, sempre que possível
Para poupar o nosso tempo já existem diversas aplicações que podem ser instaladas no computador ou no telefone que permite passar para à escrita tudo o que estivermos a falar. Este processo permite poupar uma quantidade enorme de tempo, visto que falamos muito mais rápido do que somos capazes de escrever. Eu ainda sou da velha-guarda e prefiro pensar muito antes de passar a escrita. Mas conheço escritores que usam estas aplicações para conseguirem escrever um livro a cada 15 dias. Depois é só encontrar quem possa ir lendo o que foi transcrito e corrigir o que é preciso. Fácil e simples.
E é isso. Para a semana trago a segunda parte deste artigo que o vai ajudar a vender mais. Só me resta dizer uma coisa: Muito obrigado, pense nisso e boas vendas.
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Tema deste artigo extraído da ideia original apresentada neste artigo.
