Como utilizar o SCRUM na prospeção comercial

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This-Way_SCRUMEste é o último artigo do mês de Outubro onde abordo o tema prospeção comercial. Ultimamente tenho lido muito sobre uma nova técnica chamada SCRUM onde é apresentado um processo de orientação para o resultado para as equipas técnicas de desenvolvimento de aplicações. Depois de ler alguns artigos muito bem detalhados no blogue CRM ZEN, comecei a achar muitas semelhanças entre este processo e a prospeção comercial nas vendas. Por isso este artigo será feito por comparação entre o que o SCRUM é e como você poderá aplicar esse ensinamento na prospeção comercial.

Então o que diz o SCRUM?

É cada vez mais famoso entre os gestores de projetos. Por ser iterativo (que é um processo que se repete várias vezes para se chegar a um resultado e cada vez é gerado um resultado parcial ao qual será utilizado da próxima vez) e ágil.

O que é a prospeção comercial?

Fazer prospeção comercial é uma atividade de muita interatividade entre o vendedor e os seus potenciais clientes, que tem que ser feita de forma repetitiva todos os dias, é constituída por pequenos avanços, onde o vendedor tem que agir de forma muito rápida e organizada para alcançar, no final, o resultado em vendas pretendido pela empresa.

SCRUM: Apareceu para aumentar os índices de sucesso nos projetos. Uma simples startup ou uma grande empresa que desejem desenvolver suas respetivas equipas conseguem utilizá-lo.

Prospeção Comercial: Existe desde sempre na atividade comercial e a sua função é o pilar base para as empresas conseguirem crescer, sejam elas startups, pequenas, médias, grandes ou corporações.

No SCRUM os passos fundamentais são: Primeiro, você tem algo a desenvolver. Logo é a fase da preparação. Depois tem os pilares da teoria, um time SCRUM e um SCRUM master.  Em seguida você tem eventos onde se trabalha o Sprint, reuniões diárias e artefatos. Logo é o desenvolvimento. E por fim o fecho.

Na Prospeção Comercial os passos fundamentais são: Primeiro, você tem algo para vender. Logo, para conseguir vender, você precisa passar pela fase de preparação da sua carteira de contatos, do script e de todo o material de apoio. Por norma, você possui mais colegas vendedores na mesma equipa e tem o seu diretor de vendas a quem tem que reportar tudo. Todos os dias vocês têm que, antes de começarem a fazer os telefonemas, reunirem-se com o diretor para definirem um plano de ação, analisarem os resultados do dia anterior e planearem a melhor forma de contrariar potenciais problemas que se deparem na atividade de prospeção. Passada esta fase avançam para os contatos e no final de cada telefonema é desejável que tenham um potencial fecho de negócio.

Os 3 pilares da estrutura do SCRUM são: 1) Transparência: Ter uma visão clara e objetiva de todo o processo. 2) Inspeção: Averiguar com frequência os artefactos e progressos do projeto e 3) Adaptação: Se o processo saiu “fora da rota” e o resultado não foi favorável ao produto, então deve ser ajustado.

Na Prospeção Comercial pode usar os mesmos 3 pilares: 1) Transparência: O cliente deve ter uma visão clara e objetiva de como o seu produto ou serviço irá resolver o problema. 2) Inspeção: Durante todo o processo de prospeção comercial é fundamental averiguar como estão a evoluir os contatos e 3) Adaptação: Se a estratégia de contato não está a dar o resultado esperado, rapidamente ter um plano B para ultrapassar as dificuldades e conseguir atingir os fins desejados.

Os eventos “Daily Stand Up” SCRUM: foram criados para minimizar a quantidade de reuniões feitas “em cima da hora” e criar uma rotina saudável para a equipa. Essa reunião geralmente é feita no mesmo lugar, no mesmo horário, com todos da equipa. Normalmente são abordados 3 temas: 1) o que fizeram ontem? 2) o que vão fazer hoje? e 3) quais obstáculos estão impedindo o progresso?

Os pontos de situação diários: existem para minimizar a dispersão da atenção dos vendedores e criar uma rotina saudável para aumentar a coesão e entreajuda na equipa para atingir os resultados pretendidos. Essa reunião geralmente é feita no mesmo lugar, no mesmo horário, com todos os membros da equipa. Normalmente são abordados 3 temas: 1) Quantos contatos fizeram ontem? 2) Quais os objetivos de contatos para hoje? e 3) Quais obstáculos estão impedindo que consigam fechar mais negócios?

A Sprint no SCRUM: é o coração do SCRUM. Iterativa, com duração fixa, tem como foco o resultado de incremento do produto, sendo que para o projeto ser completamente realizado, é feita uma Sprint após a outra. Não pode durar mais que um mês corrido. Ela garante que os pilares inspeção e adaptação do progresso no projeto aconteçam. Durante o Planeamento da Sprint define-se O que será feito na Sprint, qual a meta e a Equipa entende como vai desenvolver.

As ações promocionais na Prospeção Comercial: é uma forma vital para conseguir vender um produto promocional num número muito alargado de clientes no menor espaço de tempo possível. Tem como foco angariar o máximo possível de novos clientes e acontece várias vezes durante o ano. Uma ação promocional, por norma, não tem uma duração superior a 15 ou 30 dias no máximo. Estes tipos de ações são o garante para algumas empresas do escoamento total de produtos em fim de linha ou de oportunidade de aquisição de um novo produto com um preço mais vantajoso. Durante o planeamento da ação define-se o que ser ofertado na campanha, qual a meta de vendas a atingir e a Equipa entende como deverá atuar.

A Revisão da Sprint: Depois que tudo foi feito, é inspecionado as funcionalidades e adapta-se o backlog do produto se preciso for. É uma reunião informal e pode participar as partes interessadas, além do time SCRUM onde se vê:

  • O que foi ou não foi feito e estimar a data final do projeto;
  • Equipa mostra os pontos positivos e negativos, e como tudo ficou resolvido;
  • Colaboração por todos do grupo do que está sendo e será feito;

A revisão de uma ação promocional na prospeção comercial: Durante o decorrer da ação promocional são feitas pequenas reuniões de levantamento de todos os pontos que correm bem e menos bem. Depois deste levantamento é criado um documento onde é descrito:

  • O que está a correr bem e tem que ser mantido;
  • O que esta a correr menos bem e o que tem que ser melhorado/adaptado;
  • Em conjunto com todos determinar quais as ações imediatas que podem ser tomadas para corrigir os pontos problemáticos.

A Retrospetiva da Sprint: É a análise do trabalho feito e o que pode ser melhorado na próxima Sprint. A retrospetiva acontece depois da revisão da Sprint anterior e antes do planeamento da próxima. O foco desta composição é buscar melhoria contínua, aumentar a qualidade do produto e ver se as pessoas, relações, processos e ferramentas se desenvolveram como deveriam. Caso não, corrigir para que não ocorra o mesmo na Sprint seguinte.

A Retrospetiva da ação promocional na prospeção comercial: Depois de terminada a campanha de prospeção é feita uma análise detalhada e profunda de quais foram os resultados obtido, o que tem que ser mantido, o que tem que ser melhorado e o que tem que ser retirado. O foco desta retrospetiva é a melhoria contínua, aumentar as vendas e validar que as pessoas, relações, processos e ferramentas foram as mais apropriadas. Caso não, corrigir para que não ocorra o mesmo na próxima ação.

Interessante como estes dois processos são tão parecidos, concorda?

Duas notas finais:

1) A empresa onde trabalho (Saphety) passou a utilizar esta metodologia de trabalho e desde então a qualidade dos nossos produtos melhoraram significativamente e o número de problemas que encontramos nas aplicações diminuiu drasticamente.

2) Quero agradecer a preciosa ajuda, como fonte de informação e inspiração, ao blogue CRM ZEN e dar os parabéns pelos excelentes artigos que publicaram sobre o tema SCRUM. Vale a pena visitar, ler e seguir o blogue deles em http://blog.crmzen.com.br/.

Para o mês de novembro, ainda não decidi sobre o que vou escrever, se quiser deixar um tema para o próximo mês, preencha o inquérito abaixo.

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