Vivemos tempos em que a palavra produtividade é mais usada do que moeda de 1€. Em tudo o que fazemos é-nos cobrado uma maior produtividade e muito mais resultados… de preferência rápidos. Nas empresas pessoas vão-se embora e somente algumas são substituídas de forma rápida. Normalmente, por uma questão de precaução, encontram “alguém” para assumir “temporariamente” as responsabilidades da pessoa que saiu. Tudo isso em adição as tarefas que este “alguém” já tem em mãos.

Nas equipas de vendas essa realidade é ainda maior. Tenho vindo a lidar com processos de saída de vendedores em alguns dos meus clientes que dividem os actuais vendedores com todas as contas, oportunidades e gestão dos clientes do vendedor que se foi embora pelos que ficaram. Contra este facto não há discussão possível. Não é possível mudar a cabeça dos gestores só por que sim. Então a forma mais segura de não estressar ou deixar tarefas por fazer é criar formas de simplificar processos e com isso ganhar tempo e conseguir manter os seus níveis de produtividade elevados. São elas:

“No meu Instagram acompanhe a série 500 dias 500 perguntas de Coach. Será capaz de responder a algumas delas?”

1 – Não crie uma lista de tarefas demasiado grande para um só dia

A vida de um vendedor é composta por várias tarefas. Ligar a clientes existentes, prospectar novos clientes, ajudar na cobrança das facturas vencidas, garantir que os produtos ou serviços vendidos são entregues conforme o pedido do cliente, actualizar o CRM, etc. Se o facto de colocar todas estas tarefas listadas já desmotiva, imagine ter que avançar para a execução. É desgastante e desmotivante. A minha dica é distribuir as tarefas pelos dias da semana de acordo com a sua energia. Se é as segundas de manhã que tem mais energia, então liste para este dia a execução destas. Se é a sexta a tarde que está mais cansado, liste para este dia as tarefas que exijam menos de si. Principalmente, só se preocupe com as tarefas do dia que está.

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2 – Mantenha o foco nas tarefas mais complicadas

Muito se escreve sobre esta dica. Sim é completamente verdade quando afirmo que ao executar a tarefa mais complicada o mais cedo possível, cria uma sensação de satisfação e de liberdade. Tudo o que vier depois será sempre visto como mais simples e, até, divertido de fazer. Normalmente o que é feito é o oposto. Fazer o mais fácil e passar o tempo todo preocupado com o “berbicacho” que está por resolver.

3 – Execute as tarefas em blocos

Outra dica muito esquecida ou negligenciada, principalmente quando são as tarefas mais bicudas de executar. É extremamente produtivo agrupar tarefas que sejam idênticas ou complementares num determinado bloco de tempo diário. Por exemplo, se tem que responder a emails, determine uma parte do seu dia para isso e quando está a executar esta tarefa, não se deixe distrair. Terminada a tarefa, levante-se, respire, espaireça um bocado para ganhar novamente energia e quando voltar a sentar na sua mesa, pegue noutro bloco de tarefas e execute até ao fim. Crie ciclos de execução com intervalos entre cada bloco.

4 – Não lute contra os momentos de falta de concentração, fraqueza ou desmotivação

ninguém é de ferro e todos somos falíveis. Quando sentir que não consegue ter a energia necessária para a execução de uma determinada tarefa, para quê insistir se sabe que o resultado não será o desejado? Deixe esta tarefa de lado e procure resolver uma tarefa que seja adequada ao seu nível de energia.

5 – Não deixe tarefas iniciadas “penduradas” para outra altura

Uma das situações que causa mais estresse e trabalho mal feito é iniciar uma tarefa e ficar desmotivado e deixar a tarefa por concluir para um momento mais oportuno. O meu conselho é: se começou a executar uma tarefa, vá até ao fim, custe o que custar. Independentemente da área da empresa que trabalha, não há nenhuma tarefa que seja demasiado complexa que não possa ser dividida em partes mais pequenas. Depois de dividida em partes mais pequena, na que iniciar, vá até ao fim. A sua produtividade e motivação agradecem.

6 – Use templates sempre que possível

Os templates são a tábua de salvação de muitas tarefas repetitivas. Cria a sua livraria de templates para emails, propostas, respostas a pedidos de orçamento, relatórios de vendas, visitas, etc. quanto mais templates criar, mais produtivo será o seu tempo.

7 – Use um software para abreviar textos

Tenho instalado no meu Mac o software aText que me permite poupar imenso tempo quando estou a escrever os meus artigos ou email. Além de por exemplo servir para adicionar assinatura com imagem nos emails de acordo com a conta que estou a enviar, há muitas frases que podem ser abreviadas em algumas letras e quando estou a escrever, digito a sequência de letras e automaticamente me aparece todo o texto “bfds” muda logo para “Bom fim‑de‑semana”, “cmpts” muda logo para “Melhores cumprimentos”. Para garantir que a expansão ocorra, por exemplo todas as minhas abreviaturas começam com um “-“. Assim só muda se iniciar com o caracter que escolhi como prefixo. Foi o melhor investimento que fiz para poupar tempo.

8 – Escreva emails mais curtos e concisos – Vá directo ao assunto

Quando recebo um email com mais que 10 linhas, tenho logo vontade de fechar e só voltar a ele quando tiver paciência. Há uma nova consciência que é preciso escrever tudo no email. Quando quero enviar um email mais longo, uma das coisas que faço logo na primeira linha é pedir desculpas e dar a indicação que será um email longo. Em 99% dos meus emails escrevo no máximo dois parágrafos com 3 a 4 linhas. Uma outra coisa é usar uma fonte e letra com tamanho legível. “Times New Roman” em tamanho 11 ou 12 é o melhor que há para ser legível a todos.

9 – Aprenda a dizer “não”, ou “não, agora não” mais vezes

Posso falar desta dica na primeira pessoa. Por muito tempo achei que se dissesse não a algumas tarefas que literalmente “jogavam” nas minhas mãos para resolver ficaria mal visto ou seria tido como alguém que não é “parte da equipa”. Criei duas formas de dizer não: 1) quando me pedem para fazer algo e tenho muitas tarefas em mão, pergunto qual devo deixar para trás para assumir a que me estão a passar. Normalmente encontram outro para fazer e 2) se sinto que sou capaz de assumir esta nova tarefa que me querem passar digo não, agora não, ou seja, serei capaz de a fazer, mas somente depois de terminar as que tenho em mãos. Passei a aplicar a regra numero 2 a todas as pessoas que chegam ao pé da minha mesa quando estou a tratar de uma tarefa (trabalho num open space e a privacidade é zero).

10 – Evite sofre de “reunite” aguda

 Isto é o maior destruidor de produtividade. Há pessoas que sofrem deste mal e que para qualquer tema a discutir, convocam uma série de pessoas para uma “reunião”. O pior de tudo é que quando finalmente juntam-se todos dentro da sala, os primeiros 15 minutos são passados a tratar de temas que não tem interesse nenhum. Sempre que possível promova reuniões em pé, em local aberto onde todos possam falar em voz baixa e de preferência com um tempo de intervenção muito limitado. Se quer ser mesmo muito produtivo, evite as reuniões, principalmente aquelas que são marcadas de forma recorrente e que nunca aparecem todas as pessoas convocadas.

Conclusão final

Estas dicas são parte integrante do processo de coaching que tenho com alguns clientes onde trabalho a melhoria da produtividade. Se depois de ler este artigo quiser conhecer como o Coaching pode agir de forma positiva na sua vida, o primeiro passo e clicar no link a seguir para ter a sua SESSÃO GRATUITA DE COACHING.

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