Como utilizar o SCRUM na prospeção comercial

This-Way_SCRUMEste é o último artigo do mês de Outubro onde abordo o tema comercial. Ultimamente tenho lido muito sobre uma nova técnica chamada SCRUM onde é apresentado um processo de para as equipas técnicas de desenvolvimento de aplicações. Depois de ler alguns artigos muito bem detalhados no blogue CRM ZEN, comecei a achar muitas semelhanças entre este processo e a prospeção comercial nas vendas. Por isso este artigo será feito por comparação entre o que o SCRUM é e como você poderá aplicar esse ensinamento na prospeção comercial.

Então o que diz o SCRUM?

É cada vez mais famoso entre os gestores de projetos. Por ser iterativo (que é um processo que se repete várias vezes para se chegar a um resultado e cada vez é gerado um resultado parcial ao qual será utilizado da próxima vez) e ágil.

O que é a prospeção comercial?

Fazer prospeção comercial é uma atividade de muita interatividade entre o vendedor e os seus potenciais clientes, que tem que ser feita de forma repetitiva todos os dias, é constituída por pequenos avanços, onde o vendedor tem que agir de forma muito rápida e organizada para alcançar, no final, o resultado em vendas pretendido pela empresa.

SCRUM: Apareceu para aumentar os índices de sucesso nos projetos. Uma simples startup ou uma grande empresa que desejem desenvolver suas respetivas equipas conseguem utilizá-lo.

Prospeção Comercial: Existe desde sempre na atividade comercial e a sua função é o pilar base para as empresas conseguirem crescer, sejam elas startups, pequenas, médias, grandes ou corporações.

No SCRUM os passos fundamentais são: Primeiro, você tem algo a desenvolver. Logo é a fase da preparação. Depois tem os pilares da teoria, um time SCRUM e um SCRUM master.  Em seguida você tem eventos onde se trabalha o Sprint, reuniões diárias e artefatos. Logo é o desenvolvimento. E por fim o fecho.

Na Prospeção Comercial os passos fundamentais são: Primeiro, você tem algo para vender. Logo, para conseguir vender, você precisa passar pela fase de preparação da sua carteira de contatos, do script e de todo o material de apoio. Por norma, você possui mais colegas vendedores na mesma equipa e tem o seu diretor de vendas a quem tem que reportar tudo. Todos os dias vocês têm que, antes de começarem a fazer os telefonemas, reunirem-se com o diretor para definirem um plano de ação, analisarem os resultados do dia anterior e planearem a melhor forma de contrariar potenciais problemas que se deparem na atividade de prospeção. Passada esta fase avançam para os contatos e no final de cada telefonema é desejável que tenham um potencial fecho de negócio.

Os 3 pilares da estrutura do SCRUM são: 1) Transparência: Ter uma visão clara e objetiva de todo o processo. 2) Inspeção: Averiguar com frequência os artefactos e progressos do projeto e 3) Adaptação: Se o processo saiu “fora da rota” e o resultado não foi favorável ao produto, então deve ser ajustado.

Na Prospeção Comercial pode usar os mesmos 3 pilares: 1) Transparência: O cliente deve ter uma visão clara e objetiva de como o seu produto ou serviço irá resolver o problema. 2) Inspeção: Durante todo o processo de prospeção comercial é fundamental averiguar como estão a evoluir os contatos e 3) Adaptação: Se a estratégia de contato não está a dar o resultado esperado, rapidamente ter um plano B para ultrapassar as dificuldades e conseguir atingir os fins desejados.

Os eventos “Daily Stand Up” SCRUM: foram criados para minimizar a quantidade de reuniões feitas “em cima da hora” e criar uma rotina saudável para a equipa. Essa reunião geralmente é feita no mesmo lugar, no mesmo horário, com todos da equipa. Normalmente são abordados 3 temas: 1) o que fizeram ontem? 2) o que vão fazer hoje? e 3) quais obstáculos estão impedindo o progresso?

Os pontos de situação diários: existem para minimizar a dispersão da atenção dos vendedores e criar uma rotina saudável para aumentar a coesão e entreajuda na equipa para atingir os resultados pretendidos. Essa reunião geralmente é feita no mesmo lugar, no mesmo horário, com todos os membros da equipa. Normalmente são abordados 3 temas: 1) Quantos contatos fizeram ontem? 2) Quais os objetivos de contatos para hoje? e 3) Quais obstáculos estão impedindo que consigam fechar mais negócios?

A Sprint no SCRUM: é o coração do SCRUM. Iterativa, com duração fixa, tem como foco o resultado de incremento do produto, sendo que para o projeto ser completamente realizado, é feita uma Sprint após a outra. Não pode durar mais que um mês corrido. Ela garante que os pilares inspeção e adaptação do progresso no projeto aconteçam. Durante o Planeamento da Sprint define-se O que será feito na Sprint, qual a meta e a Equipa entende como vai desenvolver.

As ações promocionais na Prospeção Comercial: é uma forma vital para conseguir vender um produto promocional num número muito alargado de clientes no menor espaço de tempo possível. Tem como foco angariar o máximo possível de novos clientes e acontece várias vezes durante o ano. Uma ação promocional, por norma, não tem uma duração superior a 15 ou 30 dias no máximo. Estes tipos de ações são o garante para algumas empresas do escoamento total de produtos em fim de linha ou de oportunidade de aquisição de um novo produto com um preço mais vantajoso. Durante o planeamento da ação define-se o que ser ofertado na campanha, qual a meta de vendas a atingir e a Equipa entende como deverá atuar.

A Revisão da Sprint: Depois que tudo foi feito, é inspecionado as funcionalidades e adapta-se o backlog do produto se preciso for. É uma reunião informal e pode participar as partes interessadas, além do time SCRUM onde se vê:

  • O que foi ou não foi feito e estimar a data final do projeto;
  • Equipa mostra os pontos positivos e negativos, e como tudo ficou resolvido;
  • Colaboração por todos do grupo do que está sendo e será feito;

A revisão de uma ação promocional na prospeção comercial: Durante o decorrer da ação promocional são feitas pequenas reuniões de levantamento de todos os pontos que correm bem e menos bem. Depois deste levantamento é criado um documento onde é descrito:

  • O que está a correr bem e tem que ser mantido;
  • O que esta a correr menos bem e o que tem que ser melhorado/adaptado;
  • Em conjunto com todos determinar quais as ações imediatas que podem ser tomadas para corrigir os pontos problemáticos.

A Retrospetiva da Sprint: É a análise do trabalho feito e o que pode ser melhorado na próxima Sprint. A retrospetiva acontece depois da revisão da Sprint anterior e antes do planeamento da próxima. O foco desta composição é buscar melhoria contínua, aumentar a qualidade do produto e ver se as pessoas, relações, processos e ferramentas se desenvolveram como deveriam. Caso não, corrigir para que não ocorra o mesmo na Sprint seguinte.

A Retrospetiva da ação promocional na prospeção comercial: Depois de terminada a campanha de prospeção é feita uma análise detalhada e profunda de quais foram os resultados obtido, o que tem que ser mantido, o que tem que ser melhorado e o que tem que ser retirado. O foco desta retrospetiva é a melhoria contínua, aumentar as vendas e validar que as pessoas, relações, processos e ferramentas foram as mais apropriadas. Caso não, corrigir para que não ocorra o mesmo na próxima ação.

Interessante como estes dois processos são tão parecidos, concorda?

Duas notas finais:

1) A empresa onde trabalho (Saphety) passou a utilizar esta metodologia de trabalho e desde então a qualidade dos nossos produtos melhoraram significativamente e o número de problemas que encontramos nas aplicações diminuiu drasticamente.

2) Quero agradecer a preciosa ajuda, como fonte de informação e inspiração, ao blogue CRM ZEN e dar os parabéns pelos excelentes artigos que publicaram sobre o tema SCRUM. Vale a pena visitar, ler e seguir o blogue deles em http://blog.crmzen.com.br/.

Para o mês de novembro, ainda não decidi sobre o que vou escrever, se quiser deixar um tema para o próximo mês, preencha o inquérito abaixo.

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Como utilizar o SCRUM na prospeção comercial

Wilques Erlacher

ACC Coach Credenciado pela ICF. Especializado em Coach de Desenvolvimento & Transformacional e Director de Vendas na Saphety (empresa do Grupo Sonae). Há mais de 20 anos que trabalho em funções relacionadas com Marketing, Vendas Corporativas, Desenvolvimento de Negócios, Gestão de Clientes, Formação, Mentoria e Consultoria em Vendas. Fui Presidente da Direcção na OV-APPV Associação Portuguesa dos Profissionais de Vendas e trabalhei na Petrogal (actualmente Galp Energia), na Agência Reuters Portugal, na Bull Portuguesa, na Novis Telecom e Mainroad (grupo Sonaecom). Sou keynote speaker, formador e mentor de equipas de vendas, desenvolvi e pratico a metodologia "Venda Melhor – A Fórmula que muda a forma de ser". Trabalho como Coach no desenvolvimento de profissionais em clientes empresarias em Portugal, Colômbia, Brasil, Espanha, França, Itália, Quénia e Cazaquistão. Acredito que há um potencial a ser trabalhado em cada um dos meus clientes, de forma única. O meu lema é “Coaching: It’s all about execution!” Quer falar comigo sobre como ser melhor profissional? email: we@wilqueserlacher.com Skype: w.erlacher telefone: +351 932 558 558

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