Vamos então aos factos. Uma grande parte do seu dia na função de vendedor implica utilizar o e-mail. Os passos que normalmente temos que seguir no processo de vendas, ou seja, contacto inicial, reunião, demonstração, proposta e finalmente o fecho do negócio, todos têm uma componente que será feita no computador.
Enquanto as reuniões frente-a-frente e os contactos telefónicas são “Reis” no mundo das vendas, são os vendedores de sucesso que sabem como explorar (e ter uma grande poupança de tempo) a funcionalidade do email para atingir os seus objectivos de vendas.
Mas para atingir estes patamares, existem algumas regras que deverão ter em atenção e que devem ser seguidas. Lembre-se das seguintes regras quando utilizar o e-mail para melhorar as suas vendas:
Tenha o seu próprio estilo de escrita
Tenha o cuidado de algumas vezes pedir a um colega que leia um dos e-mails que tenha enviado para um cliente, de preferência a alguém que reconheça que poderá dar um bom contributo para melhorar a sua escrita. Tenha certeza que irá ter criticas positivas e construtivas. Tenha também em atenção o seguinte:
- A sua escrita é clara e concisa?
- Os seus pensamentos são transcritos de uma forma organizada?
- Mistura vários assuntos no mesmo parágrafo e sem nenhuma ordem?
Tenha certeza que pode conseguir uma avaliação positiva sobre os vários tipos de comunicação e interacção com os seus clientes:
· Como faz a introdução a um novo prospect;
· A produção e posterior envio de actas de reunião;
· Correspondência que porventura acompanhe uma proposta;
· Correspondência de negociação (envio de contratos, Notas de encomendas, etc);
Ao receber estas avaliações dos seus colegas ou superiores, incorpore este novo conhecimento em todos os emails. Tenha também o cuidado de adoptar estilos diferentes para clientes diferentes. Recentemente, num outro texto, deixei claro que os vendedores não podem utilizar a máxima: “uma medida que serve a todos os clientes”. Isso também não deve ser aplicado na correspondência que troca com os seus clientes, ou seja, se está a trocar e-mails com alguém altamente técnico, utilizar expressões de economia e de gestão não irão ajudá-lo em nada no fecho do negócio.
Um outro ponto que deverá ter em atenção é: antes de enviar o e-mail, utilize o corrector ortográfico. Não existe nada mais embaraçoso do que enviar um e-mail com erros na escrita, pontuação. No caso de e-mails que enviar para clientes, tenha uma atenção redobrada e leia algumas vezes para validar a gramática, antes de carregar no botão de “Enviar”. Valide as sintaxes e a utilização de letras maiúsculas onde deveriam estar letras minúsculas.
Evite escrever quando está nervoso ou com raiva
Você esteve lá, reuniu-se com ele e agora um novo prospect (ou mesmo um cliente) não lhe responde aos seus telefonemas e sente mesmo que a negociação parou. Você fica furioso, depois de o prospect tanto insistir em receber a proposta e ter todos os detalhes da sua parte, agora simplesmente lhe ignora. Nesta altura você está pronto para “disparar” todos os tiros e se possível “atear fogo” nele.
Dou-lhe uma dica que deverá seguir, sob risco de fazer algo que não poderá corrigir: Espere pelo menos 24 horas, acalme-se. Mesmo assim se continuar com o seu instinto com vontade de “matá-lo”, mantenha então a escrita no mais alto nível e sempre focado no seu negócio. NÃO CAIA NA TENTAÇÃO DE DEIXAR AS SUAS EMOÇÕES ENVENENAR A SUA COMUNICAÇÃO. Saia do seu lugar, vá andar um pouco na rua para espairecer a cabeça e quando retornar, deixa as suas frustrações a porta de entrada da empresa. Se for preciso, peça a alguém que lhe escreva o e-mail.
Valide sempre o endereço de e-mail
Hoje em dia enviar um e-mail é uma coisa muito simples. Ao começar a escrever o endereço de e-mail de alguém (a quem já tenha enviado previamente alguma Informação), a aplicação irá automaticamente completar o endereço de e-mail logo após inserir alguns caracteres.
Tenha a atenção de verificar se o endereço de e-mail para onde irá enviar está correcto e/ou se o e-mail que a aplicação sugeriu (e completou) está correcto. Quantos de nós já não tivemos o infortúnio de pensar que está a enviar um e-mail para alguém que conhecemos, mas, como validamos somente os primeiros nome e não fizemos uma dupla validação para ver se o domínio (aquilo que vem depois da “@”) era para a empresa correcta, enviamos informação (algumas vezes confidenciais) para outra pessoa?
Outra dica muito importante. As aplicações de e-mail possuem na sua configuração uma opção para não enviar o e-mail logo a seguir a carregar no “Enviar”. Utilize esta funcionalidade para que a sua aplicação envie os e-mails entre intervalos de 15 a 30 minutos. Isso dará sempre a oportunidade de validar alguma questão que tenha lembrado entretanto. Não se esqueça que poderá sempre carregar no botão “Enviar/Receber” para forçar o envio imediato.
Algumas dicas de procedimentos a seguir e a evitar
- O assunto do e-mail deve ser curto e objectivo. Permite uma leitura rápida pela parte de quem recebe.
- Se pretende uma resposta de quem decide, tenha absoluta certeza que o e-mail desta pessoa está no “Para/To:” nunca em “CC”. Há muitos decisores que simplesmente não lêem os e-mails onde o nome dele está no campo “CC”.
- Evite utilizar LETRAS MAIUSCULAS no assunto. Está a ofender que recebe, pois demonstra que está a gritar;
- Tenha certeza que os anexos estão mesmo anexos, e que estão com uma redacção correcta e sem erros gramaticais antes de carregar no botão de “Enviar”.
- Não esqueça de indicar que existe um prazo de resposta para o e-mail. Tenha o cuidado de explicar quais as consequências (caso exista), de não responder no prazo estipulado.
- Peça sempre o aviso de leitura de e-mail, para evitar respostas a indicar que simplesmente não recebeu o e-mail.
- A mensagem do corpo do e-mail deve conter parágrafos curtos e concisos. Utilize no máximo 4 a 5 linhas por parágrafo.
- Somente se tiver a concordância da pessoa a quem vai enviar o e-mail, evite a todo o custo fazer “Reencaminhar” de e-mails tais como: Piadas, “Chain-Letters”, imagens, pornografia, recortes de jornais e todo o tipo de informação que não diga respeito a tua profissão ou ao negócio que ambos estão a negociar. Você está a desrespeitar o tempo que o seu cliente/prospect despensa a ler os seus e-mails.
- É de bom tom, sempre que abordar um novo prospect pela primeira vez, ter a atenção de finalizar o seu e-mail com uma frase do género: “Para futuros contactos, como acha que será melhor forma de lhe contactar?”. Poderá ser o caso de ser uma pessoa que presta muito pouca atenção aos e-mails e prefira que o contacte por telefone.
Ao utilizar algumas destas ideias na sua forma de comunicar por e-mail com os seus prospects/clientes, poderá de certeza ganhar a confiança dele, ter a certeza que ele irá ler os seus e-mails, e mais importante ainda: continuar a fazer negócios consigo.
Boas vendas.
