Vamos então aos factos. Uma grande parte do seu dia na função de vendedor implica utilizar o e-mail. Os passos que normalmente temos que seguir no processo de vendas, ou seja, contacto inicial, reunião, demonstração, proposta e finalmente o fecho do negócio, todos têm uma componente que será feita no computador.

Enquanto as reuniões frente-a-frente e os contactos telefónicas são “Reis” no mundo das vendas, são os vendedores de sucesso que sabem como explorar (e ter uma grande poupança de tempo) a funcionalidade do email para atingir os seus objectivos de vendas.

Mas para atingir estes patamares, existem algumas regras que deverão ter em atenção e que devem ser seguidas. Lembre-se das seguintes regras quando utilizar o e-mail para melhorar as suas vendas:

Tenha o seu próprio estilo de escrita

Tenha o cuidado de algumas vezes pedir a um colega que leia um dos e-mails que tenha enviado para um cliente, de preferência a alguém que reconheça que poderá dar um bom contributo para melhorar a sua escrita. Tenha certeza que irá ter criticas positivas e construtivas. Tenha também em atenção o seguinte:

  • A sua escrita é clara e concisa?
  • Os seus pensamentos são transcritos de uma forma organizada?
  • Mistura vários assuntos no mesmo parágrafo e sem nenhuma ordem?

Tenha certeza que pode conseguir uma avaliação positiva sobre os vários tipos de comunicação e interacção com os seus clientes:

· Como faz a introdução a um novo prospect;

· A produção e posterior envio de actas de reunião;

· Correspondência que porventura acompanhe uma proposta;

· Correspondência de negociação (envio de contratos, Notas de encomendas, etc);

Ao receber estas avaliações dos seus colegas ou superiores, incorpore este novo conhecimento em todos os emails. Tenha também o cuidado de adoptar estilos diferentes para clientes diferentes. Recentemente, num outro texto, deixei claro que os vendedores não podem utilizar a máxima: “uma medida que serve a todos os clientes”. Isso também não deve ser aplicado na correspondência que troca com os seus clientes, ou seja, se está a trocar e-mails com alguém altamente técnico, utilizar expressões de economia e de gestão não irão ajudá-lo em nada no fecho do negócio.

Um outro ponto que deverá ter em atenção é: antes de enviar o e-mail, utilize o corrector ortográfico. Não existe nada mais embaraçoso do que enviar um e-mail com erros na escrita, pontuação. No caso de e-mails que enviar para clientes, tenha uma atenção redobrada e leia algumas vezes para validar a gramática, antes de carregar no botão de “Enviar”. Valide as sintaxes e a utilização de letras maiúsculas onde deveriam estar letras minúsculas.

Evite escrever quando está nervoso ou com raiva

Você esteve lá, reuniu-se com ele e agora um novo prospect (ou mesmo um cliente) não lhe responde aos seus telefonemas e sente mesmo que a negociação parou. Você fica furioso, depois de o prospect tanto insistir em receber a proposta e ter todos os detalhes da sua parte, agora simplesmente lhe ignora. Nesta altura você está pronto para “disparar” todos os tiros e se possível “atear fogo” nele.

Dou-lhe uma dica que deverá seguir, sob risco de fazer algo que não poderá corrigir: Espere pelo menos 24 horas, acalme-se. Mesmo assim se continuar com o seu instinto com vontade de “matá-lo”, mantenha então a escrita no mais alto nível e sempre focado no seu negócio. NÃO CAIA NA TENTAÇÃO DE DEIXAR AS SUAS EMOÇÕES ENVENENAR A SUA COMUNICAÇÃO. Saia do seu lugar, vá andar um pouco na rua para espairecer a cabeça e quando retornar, deixa as suas frustrações a porta de entrada da empresa. Se for preciso, peça a alguém que lhe escreva o e-mail.

Valide sempre o endereço de e-mail

Hoje em dia enviar um e-mail é uma coisa muito simples. Ao começar a escrever o endereço de e-mail de alguém (a quem já tenha enviado previamente alguma Informação), a aplicação irá automaticamente completar o endereço de e-mail logo após inserir alguns caracteres.

Tenha a atenção de verificar se o endereço de e-mail para onde irá enviar está correcto e/ou se o e-mail que a aplicação sugeriu (e completou) está correcto. Quantos de nós já não tivemos o infortúnio de pensar que está a enviar um e-mail para alguém que conhecemos, mas, como validamos somente os primeiros nome e não fizemos uma dupla validação para ver se o domínio (aquilo que vem depois da “@”) era para a empresa correcta, enviamos informação (algumas vezes confidenciais) para outra pessoa?

Outra dica muito importante. As aplicações de e-mail possuem na sua configuração uma opção para não enviar o e-mail logo a seguir a carregar no “Enviar”. Utilize esta funcionalidade para que a sua aplicação envie os e-mails entre intervalos de 15 a 30 minutos. Isso dará sempre a oportunidade de validar alguma questão que tenha lembrado entretanto. Não se esqueça que poderá sempre carregar no botão “Enviar/Receber” para forçar o envio imediato.

Algumas dicas de procedimentos a seguir e a evitar

  • O assunto do e-mail deve ser curto e objectivo. Permite uma leitura rápida pela parte de quem recebe.
  • Se pretende uma resposta de quem decide, tenha absoluta certeza que o e-mail desta pessoa está no “Para/To:” nunca em “CC”. Há muitos decisores que simplesmente não lêem os e-mails onde o nome dele está no campo “CC”.
  • Evite utilizar LETRAS MAIUSCULAS no assunto. Está a ofender que recebe, pois demonstra que está a gritar;
  • Tenha certeza que os anexos estão mesmo anexos, e que estão com uma redacção correcta e sem erros gramaticais antes de carregar no botão de “Enviar”.
  • Não esqueça de indicar que existe um prazo de resposta para o e-mail. Tenha o cuidado de explicar quais as consequências (caso exista), de não responder no prazo estipulado.
  • Peça sempre o aviso de leitura de e-mail, para evitar respostas a indicar que simplesmente não recebeu o e-mail.
  • A mensagem do corpo do e-mail deve conter parágrafos curtos e concisos. Utilize no máximo 4 a 5 linhas por parágrafo.
  • Somente se tiver a concordância da pessoa a quem vai enviar o e-mail, evite a todo o custo fazer “Reencaminhar” de e-mails tais como: Piadas, “Chain-Letters”, imagens, pornografia, recortes de jornais e todo o tipo de informação que não diga respeito a tua profissão ou ao negócio que ambos estão a negociar. Você está a desrespeitar o tempo que o seu cliente/prospect despensa a ler os seus e-mails.
  • É de bom tom, sempre que abordar um novo prospect pela primeira vez, ter a atenção de finalizar o seu e-mail com uma frase do género: “Para futuros contactos, como acha que será melhor forma de lhe contactar?”. Poderá ser o caso de ser uma pessoa que presta muito pouca atenção aos e-mails e prefira que o contacte por telefone.

Ao utilizar algumas destas ideias na sua forma de comunicar por e-mail com os seus prospects/clientes, poderá de certeza ganhar a confiança dele, ter a certeza que ele irá ler os seus e-mails, e mais importante ainda: continuar a fazer negócios consigo.

Boas vendas.

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Wilques Erlacher

ACC Coach Credenciado pela ICF. Especializado em Coach de Desenvolvimento & Transformacional e Director de Vendas na Saphety (empresa do Grupo Sonae). Há mais de 20 anos que trabalho em funções relacionadas com Marketing, Vendas Corporativas, Desenvolvimento de Negócios, Gestão de Clientes, Formação, Mentoria e Consultoria em Vendas. Fui Presidente da Direcção na OV-APPV Associação Portuguesa dos Profissionais de Vendas e trabalhei na Petrogal (actualmente Galp Energia), na Agência Reuters Portugal, na Bull Portuguesa, na Novis Telecom e Mainroad (grupo Sonaecom). Sou keynote speaker, formador e mentor de equipas de vendas, desenvolvi e pratico a metodologia "Venda Melhor – A Fórmula que muda a forma de ser". Trabalho como Coach no desenvolvimento de profissionais em clientes empresarias em Portugal, Colômbia, Brasil, Espanha, França, Itália, Quénia e Cazaquistão. Acredito que há um potencial a ser trabalhado em cada um dos meus clientes, de forma única. O meu lema é “Coaching: It’s all about execution!” Quer falar comigo sobre como ser melhor profissional? email: we@wilqueserlacher.com Skype: w.erlacher telefone: +351 932 558 558